Potek mojega delovnega dneva pri podjetju Mighty krulz 

Prva naloga dneva: Digitalizacija papirjev

Dan se je začel na pester način. Zjutraj ob šesti uri je zvonila budilka, katera je bila preslišana kot prvo, nato je bila dana na dremež vsaj tri krat. Saj veste, tudi taki dnevi so. Še posebej ponedeljki. So taki malo bolj zaspani dnevi. Megla je zjutraj tudi otežila vstajanje ampak je sonce že malo kukalo in pozdravljajo dan. Z manjšo zamudo sem hitro vstala, spila prvo današnjo kavo in se hitro oblekla. V tistem trenutku, ko sem že bila pripravljena da se odpravim v službo, sem dobila obvestilo šefa o pripravi digitalizacije papirjev. Nekateri papirji, kot so pogodbe, še niso vpisane v naš poslovni register. Zaradi tega razloga sem bila zadolžena za izvedbo te digitalizacije. V istem trenutku kot sem prebrala sporočilo sem ga shranila, odgovorila da naredim in si v načrtovalnik dneva dodala v svoje dnevne naloge kot pomembno in prva stvar, da jo opravim danes. Nato sem vzela ključe od avta in od stanovanja, preverila ali imam vse pri sebi: računalnik, malico, pijačo, kavo številka dve in vse ostalo potrebno za današnji dan. Sproti, ko sem hodila do avta sem pripravila glasbo katero sem nato poslušala med potjo v službo. Seveda pot v službo je vsebovala samo dobro glasbo, kjer sem pela na ves glas in se tako tudi prebudila. Glede na to, da so ceste zjutraj kar zasedene in nastajajo velike gostote prometa na avtocesti, je moja pot trajala malo dlje kakor ponavadi. Vendar nič zato, saj trenutno ni nadrejenih v pisarni. Četudi se malo zamudi ni problema. Saj ne moremo vplivati na promet, kajne?

Potni nalogi: poplačilo poti in pomen le tega

No in po daljšem času vožnje, končno prispem do pisarne, katera se nahaja v bližini avtoceste. Zelo priročno saj samo zapeljem dol iz ceste in se že znajdem na parkirišču vseh pisarn v okolišu. Še dobro, da lahko pri plači dobimo izplačane potne stroške in potne naloge kadar je potrebno oditi na kakšno službeno potovanje. Tukaj lahko mislite: Kam pa ti odideš na službena potovanja? Ali je to mogoče? Seveda je. Vse poti, ki jih prevozimo za različne storitve, ki jih ponujamo našim strankam, kot so: fotografiranje, zajem video vsebin, snemanje konferenc, tudi sestanki kateri so opravljeni v drugih krajih. Vse je všteto v potne naloge. S tem si tudi mi malo popestrimo naše delo, da ne sedimo samo za pisalno mizo cele dneve. Hrbtenica nam bo na koncu zelo hvaležna. Malo sem zašla ane. Oh ja tudi tako se kdaj zgodi. Malo odidemo iz rdeče niti oziroma jo naredimo malo bolj ukrivljeno kakor pa čisto ravno. Tako, avto je parkiran na svojem običajnem mestu in predno ga pustim si pripravim vse svoje stvari na sovoznikov sedež. Lažje je vzeti stvari na takšen način kakor pa vse nase naložiti in se nato težje vstati iz avta. Sedaj je vse pripravljeno in ključ od pisarne je že pripravljen v roki za odprtje vrat. Ker parkirišča niso locirana takoj pri vhodu je potrebno malo prehoditi, ampak kakor sem že omenila malo rekreacije nikoli ne škodi. V jutranjo rekreacijo so vključene tudi stopnice saj je lokacija pisarne v kleti. Čeprav je njena lokacija taka imamo svojo teraso in velika okna katera omogočajo vstop svetlobe v prostore in pripomorejo k boljšemu vzdušju. 

Prva naloga: Digitalizacija podjetja

Stopim v pisarno, hitro odložim vse svoje stvari in se namestim na svoje mesto ter pričnem z delom. Prvo kar je bilo potrebno pripraviti je: kakor sem že omenila zgoraj hitro sem se lotila digitalizacije podjetja. Torej preverila sam našo tabelo kjer imamo vse zapisano kaj in kako je potrebno digitalizirati. Glede na to, da je teh potrebnih dokumentov dokaj veliko, sem se odločila narediti po sekcijah. V današnjem dnevu sem si zadala kot prvo stvar pogodbe, ki so najbolj pomembne in še nekaj manjših dokumentov katere hitro lahko prenesem v program za digitalizacijo. Je malo bolj dolgotrajen proces ampak na koncu dneva pripomore k lažjemu poslovanju našega podjetja. In ne samo našega podjetja ampak pri vseh podjetjih, saj omogoča lažje shranjevanje vseh pomembnih in nepomembnih dokumentov, nadzor nad vsemi dokumenti je olajšan ter iskanje vseh dokumentov. Sedaj je na dosegu roke, ni potrebno ročno brskati po starih škatlah ali fasciklih za določen dokument. Tisto nam je vzelo lahko zelo veliko časa in zaradi tega smo bili tudi manj učinkoviti pri našem delu. Z digitalizacijo smo prešli v modernejše čase in si zagotovili lažje delo in boljšo razporeditev našega delovnega časa. Dostop do programa digitalizacije imamo vsi delujoči v našem podjetju. Zaradi tega, da ne počne tega samo ena oseba smo se skupno določili menjavati med seboj. Eden teden ena oseba , drugi teden druga oseba, težje in časovno bolj zahtevne zadeve pa prevzamejo nadrejeni. Tako smo se dogovorili zaradi natančnosti pri pomembnih dokumentih, ki morajo biti vneseni pravilno, da ne pride do kakšnih velikih zapletov. 

Druga naloga: vnos dokumentacij v vzorčna notranja pravila program

Tako, eden del moje zadolžitve je opravljen. Pripravila sem vse potrebne dokumente, jih skenirala, dodelila jim novo mapo, počasi sem prepisala vse podatke vanjo in na koncu še preverila ali je vse res ok. Za to delo sem porabila 3 ure. Zato sem si po opravljenem delu vzela za počitek 10 minut kjer sem malo pregledala kaj se dogaja na socialnih medijih. Sproti sem počasi pila kavo številka dve, katero sem prinesel od doma v termovki. Kava je bila še kar vedno vroča, saj je moja termovka zmožna zadržati toploto do 6 ur. Neverjetno kajne?! Oh ja in je napočil čas, ko je zopet potrebno se vrniti na delovno mesto. Ponovno sem sedla za pisalno mizo in odprla načrt. Druga stvar katera je mišljena zame za narediti je: vnos dokumentacij v program od ODOS-a. Ta program je vzorčna notranja pravila. Tukaj se vam lahko poraja vprašanje: Kaj naj bi bila notranja pravila? Notranja pravila so interne točke oziroma akti kjer se shranjuje in napiše obdelava gradiva, njegov zajem in njegova hramba v elektronski obliki. Na takšen način omogoča ohranjanje  celovitosti, transparentnost ter dokumenti ostanejo razpoložljivi in arhivirani v vseh oblikah. Vsebujejo informacije o glavnih področjih posameznega procesa kot so: hramba dokumentov, zajem dokumentov, roki hrambe dokumentov, pretvorba dokumentov ter uničenje gradiva. Za ta področja je  pomembno imeti certificirano, s strani Arhiva RS, opremo in storitve. Vem sliši se kar zakomplicirano in veliko informacij. Ampak nič bati! Sistem je lahek in enostaven, z preprostimi navodili. Hitro se ga da naučiti uporabljati sistem. 

Arhiviranje

Glede na to, da sem v zgornjih zapisih že govorila o programu vzorčna notranja pravila in digitalizaciji dokumentov, tukaj ne morem spustiti tudi arhiviranja. Zakaj je arhiviranje pomembno? Pomembno je zaradi lažjega in bolj uspešnega poslovanja podjetja. Pripomore tudi k shranjevanju dokumentacije ter lažjemu obvladovanju vhodne in izhodne pošte. Ima veliko prednosti. Točno zaradi vseh teh prednosti smo se odločili ga implementirati v poslovanje našega podjetja. Nima pa samo tako preprostega imena. Pri ODOS sistemu, katerega uporabljamo že odkar smo nastali kot podjetje, se imenuje modul ODOS.VIP. Kaj pa pomeni kratica VIP? Kratica VIP pomeni vzhodna in izhodna pošta. Celotni modul zavzema masovno in enostavno evidentiranje oziroma za beleženje vse papirne pošte, elektronske pošte in dokumentov iz portalov. Omogoča pridobitev podatkov o poslovnih partnerjih, kar omogoča AJPES. Seveda to se naredi v skladu z varovanjem podatkov in poslovni tajnosti. Omogoča dodajanje dokumentov na že narejene oziroma ustvarjene zadeve ali druge dokumente. Vodenje, zaključevanje in reševanje zadev je tudi del modula. Tukaj pa ne morem pozabiti tudi na to: omogoča pripravo pošte, katero pošiljamo, bodisi s fizičnim podpisom ali pa s elektronskim podpisom. Da bo elektronski podpis dokumentov ostal varen, vsebuje SMS modul preko katerega se pošilja gesla, podpisuje in prevzema dokumente. Ker je sedaj vse digitalizirano nam modul tudi omogoča tiskanje povratnic, vročilnic, popis oddanih pošiljk in kuvert za hitrejšo in preprostejšo oddajo pošiljk na Pošto. Moram reči kar se tiče tiskanja dokumentov nam je zelo olajšalo delo. Vse potrebno si že lahko sami pripravimo v pisarni, izpolnimo dokumente in na pošti samo odložimo. Nič nepotrebnega stanja v daljših vrstah in nič nepotrebne potrate našega časa. 

Četrta naloga: nabava materiala za pisarno

In tako končno pridemo do časa malice oziroma kosila. Bije ura pol dveh, ko se spravim oditi iz pisarne, s svojo pripravljeno malico od doma. Prejšnji dan sem si pripravila riževe rezance, z začinjenim piščancem, naribanim korenjem in koruzo, spraženo v wok-u in dodano omako, ki sem jo naredila iz mešanice sojine omake, teriyaki omake, ščepcem soli in malo popra. Odpravila sem se na teraso, saj je le končno sonce malo pokukalo skozi oblake. Usedla sem se na sonce, odprla posodo s hrano in hitro zaužila kar je bilo notri. Zraven hrane sem si privoščila kozarec hladne kokte. Sproti sem se odločila pogledati video svojega najljubšega video kreatorja, saj sem takrat sama bila na malici. 30 minut je kar hitro minilo, no kar prehitro saj veste. Pospravila sem vse za seboj in se odpravila nazaj na delovno mesto. Sedaj je sledila nabava novih materialov potrebnih za pisarno. Vse od papirjev, pisal, zvezkov, blokov, fasciklov, map različnih velikosti, tudi elektronskih pripomočkov za naše računalnike, vse na kar pomisli človek, ko sliši nabava materiala za pisarno. V pomoč pri taki stvari vedno prav pride seznam predhodno naročenih materialov. Pozorno grem skozi list in sproti pregledujem koliko stvari smo porabili in koliko jih je še na zalogi, da naročim samo razliko tega. To naredimo zaradi tega, saj bi se drugače lahko nabralo preveč stvari, ki jih ne potrebujemo in bi samo zavzemali prostor. In točno zaradi takšne evidence nam vedno prav pride prej omenjena digitalizacija in evidentiranje. Vse je že na dosegu rok in je vneseno v računalnik. Tako lahko že sam preveri in olajša delo ter prikrajša čas dela. 

Pomoč za projektno vodje pri nalogi in opravljena peta naloga dneva

Končno je nabava materiala končana in se lahko posvetim ostalemu delu, ki ga imam. Ampak predno začnem z naslednjim delom, si vzamem eno kratko pavzo za hitro kavo. S kavo številka tri se odpravim nazaj na teraso in se usedem na soncu za 5 minut. Ko mine teh 5 minut se odpravim nazaj do svoje pisalne mize in odložim skodelico z malo ostale kave na njo. Na računalniku preverim kaj imam danes še na dnevnem planu za izpolniti. Vidim, da mi je osata še izdelava novih objav za 2 naši stranki. Ker pri eni od naših strank nisem prepričana kako pravilno začeti in kako se lotiti po njihovih željam sem stopila do naše projektne vodje. Skupaj sva prešla vse želje naše stranke in kar želijo videti na objavah za svoje socialne medije. Ker še vedno nisem bila stoprocentna točno v katero smer se usmeriti, sva skupaj naredila osnutek plana objav. Torej pripravila sva samo naslove kaj o čemer bi objavili na določene dni. Glede na to, da želijo imeti objave pripravljene 2 tedna vnaprej sem raje zaprosila za pomoč vodje projektne vodje kakor pa da bi zašla v napačno smer in bi nato potrebovali vse narediti ponovno. Ko je bil osnutek pripravljen sem se vrnila nazaj na svoje mesto in sem začela s pripravo objav. Tekst je bil napisal spotoma in nekatere objave bodo dalje in bolj informativne narave, ostale objave pa malo krajše in bolj zanimive narave. To naredim zaradi tega, da objave dobijo malo dinamike in da vzbudijo večje zanimanje sledilcev ter potencialnih sledilcev. 

Sestanek: Najem koles

Tako priprava novih objav je le končana. Za njih sem potrebovala približno dve uri čas. Velik časa mi je vzelo iskanje primernih slik za vse različne objave. Potrebno sem morala biti pozorna na izbiro dobrih slik, ki pritegnejo pozornost ampak so še vedno primerne in dokaj profesionalne. Skupaj s sodelavci smo zapustili naše pisarne in se odpravili v skupne prostore. Razporedili smo se po kavčih, ki so zelo udobni, da imamo krajši skupni sestanek kjer pregledamo stranke in kaj je potrebno narediti za njih ter naše naloge za današnji dan. Na takih sestankih si skupaj pomagamo, če slučajno kdo ne ve kako točno kaj narediti ali kje začeti. Skupaj gremo skozi vse naloge in jih razporedimo že za naslednji dan. Seveda dan pa se za nas še ni končal. Čeprav smo imeli že sestanek za konec dneva in pripravo za naslednji dan, smo imeli trije iz ekipe še en zadnji sestanek pri eni izmed naših strank. In ta stranka je navsezadnje Elpec e-kolesa. Z njimi trenutno sodelujemo pri izdelavi člankov za različne medije in spletne strani ter članke z izdelavo backlinkov. Imamo krajši sestanek z njimi, da gremo skupaj čez točke, ki jih želijo poudariti v člankih, naredili bomo tudi manjši intervju, ki ga bomo na koncu spremenili v krajši članke ter naredili bomo tudi fotografije, ki bodo spremljale besedilo v članku. Prva tema, ki jo bomo skupaj obdelali je najem koles. Pri najemu koles želimo izpostaviti vse možnosti najema e-koles pri Elpec e-bikes. Od velikosti kolesa, ogrodja kolesa in časovni najem kolesa. Vse želimo postaviti v izpostavitvene članke. 

Zaključek sestanka servis koles in končani delovni dan

Zato smo si najprej že sami, predno smo se odpravili, pripravili oporne točke za lažjo in hitrejšo izvedbo sestanka. Do stranke smo se odpravili v enem avtu skupaj. Pot ni bila dolga saj imajo oni pisarne locirane blizu naše. Vožnja nam je vzela maximalno 10 minut, in še to zaradi manj gužve, ker se je prometna konica že začela. Takoj ko smo prispeli smo prvo bili postreženi s kavico in nato smo se vsi skupaj usedli ter pričeli sestanek. Prvo smo se dogovorili o točkah katere želijo izpostaviti v člankih. Za najem koles smo se dogovorili posneti kratek vlog video dolg 1 minuto, kjer na hitro predstavimo vse možnosti najema. Nato smo se tudi odločili da bomo izpostavili servis koles. Tukaj želijo izpostaviti, da so pooblaščeni servis proizvajalca Bosch. Torej kar se tiče znamke Bosch naredijo diagnostiko posameznih delov, naročijo jih lahko ter jih servisirajo. So vsestranski pri servisih saj tudi ponujajo servis vseh koles za svoje stranke. Naš sestanek je trajal tudi približno dve uri, damo lepo šli skozi vse informacij in da smo naredili nekaj slik ter kratkih video vsebin. S sodelavci smo se nato ponovno odpravili v pisarno. V pisarni smo naredili povzetek sestanka, da česa ja ne pozabimo. Po povzetku pa smo končno bili prosti in moj današnji delovni dan se je le zaključil. Hitro sem zgrabila vse svoje stvari, se poslovila od sodelavcev in odlaša do avta. Pot do doma je bila zelo prijetna in sproščena. Tako torej. To je bil moj današnji delovni dan in kaj sem počela v pisarni. Dan je bil malo daljši ampak nič zato. Bo naslednji dan krajši in bolj prijeten. Se slišimo naslednjič.